Usuarios

Quién entra al sistema, con qué rol y desde qué sucursal. Y los roles, que son los que deciden qué puede hacer cada uno.

Dar de alta a alguien

Botón "+ Nuevo usuario".
Nombre y email. EL EMAIL ES CON EL QUE ENTRA y no se puede repetir.
Rol: de ahí sale todo lo que puede hacer.
Sucursal: en qué local trabaja. Decide de qué depósito descuenta el punto de venta y a qué caja entra la plata.
Contraseña inicial. La persona la puede cambiar desde Mi cuenta, que es el ícono de la personita que está arriba a la derecha, al lado de su nombre. En el celular es un renglón con ese nombre, al fondo del menú.

UN USUARIO NO SE BORRA: se DESACTIVA. Sus ventas, sus cobros y sus movimientos de stock lo siguen nombrando, y borrarlo dejaría toda esa historia sin poder decir quién la hizo. Desactivado no puede entrar, y eso es lo que hace falta cuando alguien deja de trabajar.

La primera columna, "ID", es el número de cada usuario: el mismo que sale como número de vendedor en la boleta. La columna "Último acceso" dice cuándo entró por última vez. Es lo que sirve para encontrar las cuentas que quedaron abiertas y ya nadie usa.

Si alguien no puede entrar

Se abre su ficha desde el listado y abajo de los datos está el panel de Seguridad. Ahí se ven las dos cosas que lo pueden estar dejando afuera y se resuelven las dos.

Cuenta bloqueada: Después de varios intentos con la contraseña equivocada, el sistema traba la cuenta un rato. Mientras dura, no entra ni con la contraseña correcta. Si está bloqueada, el panel lo dice —con cuántos intentos y hasta qué hora— y aparece el botón "Desbloquear cuenta".
Se olvidó la contraseña: "Restablecer contraseña" le pone una nueva sin pedir la anterior, que es lo que un administrador no tiene. De paso desbloquea la cuenta, así que sirve para las dos cosas.

RESTABLECER LA CONTRASEÑA CIERRA TODAS SUS SESIONES RECORDADAS. El panel dice cuántas tiene abiertas antes de hacerlo: son los dispositivos donde quedó entrado sin tener que escribirla. Va a tener que entrar de nuevo en todos, con la nueva.

SI TAMPOCO ENTRA CON LA CONTRASEÑA RECIÉN PUESTA, el problema no es la contraseña. Fijate que la cuenta no esté DESACTIVADA —un usuario inactivo recibe el mismo mensaje que uno que se equivocó— y que el email sea exactamente el que figura en su ficha.

La clave para corregir comprobantes X

Un comprobante X ya emitido se puede corregir —sacarle un producto que faltó, cambiar una cantidad— desde la ficha de la venta, y guardar la corrección pide una CLAVE DE EDICIÓN. Esa clave no es la contraseña con la que se entra: es otra, y la tiene sólo quien vos decidas. Se da desde el panel de Seguridad de la ficha del usuario, en «Clave para editar comprobantes X». Quien la tiene NO la escribe al corregir desde su propia sesión: la pide sólo cuando el que está trabajando no tiene clave y tiene que autorizar otro.

Darle clave: Se escribe dos veces. Tiene que tener al menos 4 caracteres, no puede ser su contraseña de entrar y no puede ser la misma que la de otro usuario: al corregir se escribe sólo la clave, y de ella sale quién autorizó.
Cambiarla: Igual que darla: la nueva reemplaza a la anterior.
Quitarle la clave: Deja de poder autorizar correcciones. Un usuario desactivado tampoco puede, aunque nadie le haya quitado la clave.

EL PANEL DICE SI TIENE CLAVE, NUNCA CUÁL ES. Si alguien se la olvida, se le da una nueva. Y después de cinco claves equivocadas seguidas, el sistema frena cinco minutos antes de aceptar otra.

Los roles

El botón "Roles" abre la otra mitad. Un rol es una lista de permisos —vender, cobrar, gestionar el catálogo, ver costos— y los usuarios heredan los de su rol. Cambiar un permiso de un rol lo cambia para todos los que lo tienen.

SON DOS PREGUNTAS DISTINTAS Y HAY DOS PANTALLAS. Los PERMISOS dicen qué PUEDE HACER un rol; la grilla de MENÚ POR ROL dice qué PANTALLAS VE. Un cajero necesita el permiso del catálogo para buscar un producto, y con eso solo se le abriría el catálogo entero: la grilla es la que le recorta las opciones que no tiene por qué ver.

La grilla RECORTA y nunca agrega: si el rol no tiene el permiso, tildarle la opción no se la da. Y el administrador no se puede recortar, para que no quede nadie que pueda administrar el sistema.

Lo que ya viene recortado

Un sistema nuevo arranca con algunas opciones destildadas, porque el permiso que las abre hace falta para otra cosa. Se ven en la grilla y se vuelven a tildar cuando el comercio trabaja de otra manera.

Qué y a quién

Cajero y vendedor: Importar artículos, Actualizar precios y Pendientes de CAE. Necesitan el permiso del catálogo o el fiscal, que se les da para otra cosa.
Vendedor · la oficina: Facturación, Cobranzas, Clientes / Proveedores y Zonas. Facturación es el listado de la oficina; lo suyo lo tiene en la solapa "Enviados" del teléfono. Y como Cobranzas es lo único que ve del grupo Caja, al ocultarla el menú "Caja" le desaparece entero. Zonas queda afuera porque el reparto por sector lo arma la oficina: el que la abre puede renombrarla o desactivarla y dejar sin zona a media cartera.
Vendedor · el grupo Ventas: Punto de venta, Presupuestos, Remitos, Pedidos web, Ventas y Mi reparto. El menú que le queda son cinco accesos: Inicio, Pedidos, Cobrar, Clientes y Comisiones. Lo que vendió lo ve en "Mis ventas" del tablero y en la solapa "Enviados" del teléfono.
Repartidor: Cobranzas. Nace con el permiso de cobrar —lo necesita para cobrar en la calle desde el celular— y ese permiso además le abría la pantalla de escritorio de la oficina, con la tabla de TODOS los clientes que deben: era lo único que veía al entrar. Lo suyo es "Mi reparto".

AL VENDEDOR NO SE LE SACAN LOS PERMISOS DE COBRAR NI DE CLIENTES, y es a propósito: los necesita para cobrar en la calle y para elegir un cliente desde el celular. Lo que se le recorta es lo que VE en el menú, no lo que puede hacer. Lo mismo el repartidor con "cobrar".

Y HAY UN CASO QUE NO SE RESUELVE CON LA GRILLA: el vendedor nace SIN el permiso de la cartera de cheques. No es un recorte de menú sino de capacidad — no puede recibir un cheque en la calle, así que ese permiso sólo le habilitaría administrar la cartera, que es tesorería. Si tu vendedor sí recibe cheques, dáselo desde el rol.

Mirar y tocar son dos permisos distintos

Hay cuatro circuitos donde ver y modificar están separados, y es lo que te permite armar un rol que MIRA sin poder tocar nada. En cada par, el primero abre la pantalla y el segundo deja escribir:

Ventas: "Ver el listado de ventas" abre el listado y el detalle de cada comprobante. "Vender en el punto de venta" es otra cosa: es atender el mostrador. Podés dar el primero sin el segundo, y entonces esa persona no ve el Punto de Venta por ningún lado.
Compras: "Ver el listado de compras" abre el listado y el detalle. "Registrar compras" es el que carga una factura de proveedor y mueve el stock.
Clientes y proveedores: "Entrar al padrón" hace falta para elegir un cliente al vender o al comprar, así que lo tiene casi todo el mundo. "Editar clientes y proveedores" es el que crea, modifica y elimina — y también el que deja tocar Zonas y Condiciones de pago, que son atributos del cliente.
Cheques: "Ver la cartera" muestra los cheques y su historial. "Operar la cartera" es el que carga, deposita, endosa y registra un rechazo: eso mueve plata y cuenta corriente.

AL ACTUALIZAR EL SISTEMA NO CAMBIÓ NADA PARA NADIE. Cada permiso nuevo arrancó valiendo lo mismo que el que antes hacía las dos cosas, así que quien cargaba compras las sigue cargando y quien editaba clientes los sigue editando. Lo que ganaste es poder destildar sólo la mitad.

Editar facturas

El permiso "Editar facturas X ya emitidas, sin clave y también las de contado" hace dos cosas: quien lo tiene corrige un comprobante X SIN escribir ninguna clave de edición, y puede corregir también uno que se cobró en el momento —la diferencia se cobra o se devuelve en su caja—. Viene tildado sólo en el rol Administrador; los demás siguen usando la clave de edición de la persona, y sólo sobre lo que quedó en cuenta corriente.

El rol CONTADOR

Viene creado y es el ejemplo de para qué sirve lo de arriba: entra a sacar los libros de IVA, los TXT para ARCA y para Ingresos Brutos, y para eso MIRA las ventas, las compras, los comprobantes, la cartera de cheques y el padrón de clientes y proveedores. No puede vender, ni cobrar, ni cargar una compra, ni editar un cliente, ni operar un cheque.

Para que tu contador entre, creale un usuario con ese rol como a cualquier otro. Si además querés que vea algo más —o menos— tocá los permisos del rol, o recortale opciones desde la grilla de menú.

LOS BOTONES QUE NO PUEDE USAR NO SE LE DIBUJAN. En la ficha de un cliente no le aparecen Editar ni Eliminar; en la de un cheque le dice que puede verlo pero no operarlo; y una compra en borrador se le abre para leer. No es sólo que los botones no estén: aunque alguien conozca la dirección exacta, el sistema rechaza el cambio.

Los permisos que arrancan apagados para todos

Algunos nacen en cero incluso para el administrador, y hay que dárselos a mano: descargar la copia de seguridad, devolver saldo a favor, emitir órdenes de pago, vender sin stock y emitir comprobantes internos. Que la operación exista no decide quién puede hacerla — todos ésos sacan plata del cajón o exponen la base entera.

UN CAMBIO DE PERMISOS SE VE AL VOLVER A ENTRAR. La sesión se arma al iniciar sesión, así que si le diste un permiso a alguien que está trabajando, tiene que cerrar sesión y volver — es el ícono de la flechita que sale, arriba a la derecha, y pregunta antes de hacerlo. La grilla del menú NO: eso se ve en la pantalla siguiente.