Nueva compra

Cargar la factura de un proveedor: la mercadería entra al stock, se actualizan los costos y queda la deuda con él.

La pantalla de carga de una compra, con el proveedor arriba y la grilla de renglones. — El proveedor y los datos del papel arriba, los renglones en la grilla.

Cargar la compra

Elegí el proveedor escribiendo su nombre o su CUIT.
Cargá los datos del papel: el número de la factura, la fecha y la condición de pago.
Cargá los renglones en la grilla, con la cantidad y el costo que dice la factura.
Confirmá.

Mientras la compra está en BORRADOR no pasa nada: no entró mercadería, no cambió ningún costo y no hay deuda. Todo eso ocurre al confirmar. Un borrador se puede dejar a medias y retomar.

Los campos que deciden algo

Tipo: Qué papel trajo la mercadería: Factura, Remito, Nota de crédito o COMPROBANTE X. El X es para la compra que entró sin papel fiscal; el número se lo pone el sistema solo y el campo se bloquea, porque no hay ninguno del proveedor que copiar.
Comprobante de ARCA: CON SU LETRA: Factura A, Factura B, Nota de crédito C… Es otra pregunta que la de arriba, no la misma: «Tipo» dice qué papel llegó y éste dice con qué comprobante se declara. «Factura» a secas no alcanza, porque una A, una B y una C se declaran distinto. Se puede dejar sin elegir y ponerlo después desde la ficha de la compra.
N° comprobante: Son DOS campos: el punto de venta del proveedor y el número. Escribí sólo los dígitos que importan: al salir del campo se completan los ceros (3 queda 00003 y 123 queda 00000123). Con el guion saltás del primero al segundo. Si ese proveedor ya tiene cargada una compra con el mismo número, el sistema lo avisa al guardar —puede ser la misma factura dos veces— pero no lo impide.
Condición de pago: CONTADO genera su orden de pago al confirmar: la plata sale de la caja en el acto y la compra queda saldada. CUENTA CORRIENTE la deja como deuda con el proveedor, para pagarla después desde Órdenes de pago.
Vencimiento: Cuándo hay que pagarla. Lo propone el plazo que tenga cargado el proveedor y se puede pisar a mano. De acá sale el reporte de deuda con proveedores.
Presentación: Si se compra por bulto, el sistema convierte solo: 10 bultos de 12 entran como 120 unidades al stock.
Lote y vencimiento: Sólo en los productos que manejan lotes, y ahí son obligatorios: sin el lote no se puede confirmar, porque después no habría cómo saber de qué caja salió cada unidad.

LOS COSTOS DE COMPRA SON NETOS, sin IVA: el impuesto se suma aparte. Es al revés que en ventas, donde el precio ya lo lleva adentro.

Cargar los renglones con el teclado

Escribí en el buscador de abajo y elegí el producto de la lista (con el mouse o con Enter).
El cursor queda en la CANTIDAD: escribila y apretá Enter.
Pasa al COSTO por unidad: escribilo y Enter.
Pasa a la BONIFICACIÓN (%): escribila, o dejala en 0, y Enter.
Vuelve al buscador, listo para el renglón siguiente.

EL MISMO PRODUCTO SE PUEDE CARGAR EN DOS RENGLONES. Cada vez que lo elegís abre un renglón nuevo, para cuando la factura lo trae con dos precios distintos o con una parte bonificada (por ejemplo 10 a precio de lista y 2 bonificados al 100%). Los dos renglones entran al stock.

CON EL MISMO PRODUCTO EN VARIOS RENGLONES, EL COSTO SALE DEL ÚLTIMO RENGLÓN PAGADO. Los renglones bonificados (costo 0 o bonificación del 100%) no cuentan para el costo: esa mercadería vino de regalo y no dice cuánto vale. El botón Confirmar avisa antes qué costo se va a tomar, y el mensaje de después lo repite.

LA COMPRA CON COMPROBANTE X NO ENTRA AL LIBRO IVA COMPRAS, y es a propósito: no hay ningún comprobante emitido a nombre de la empresa, así que no hay crédito fiscal que computar. Todo lo demás pasa igual que en cualquier compra —la mercadería entra al stock, se actualizan los costos y queda la deuda con el proveedor—: lo único que no ocurre es el IVA. La ficha de la compra lo dice con la etiqueta «sin IVA computable».

Sin el comprobante de ARCA no se puede declarar

El Libro IVA Digital que se le sube a ARCA pide TRES datos de cada factura de proveedor: qué comprobante es (con su código), el punto de venta y el número. Una compra a la que le falte alguno de los tres queda afuera del archivo, y la exportación la nombra con su motivo.

LAS COMPRAS CARGADAS ANTES DE ESTO NO TIENEN LETRA. Decían «FACTURA» a secas, y una factura sin letra puede ser A, B o C. El sistema NO se la inventó —sería meter un código que nadie miró en una declaración jurada—, así que hay que ponérsela: se abre la compra y se elige abajo de la ficha, en «Declara como». El desplegable viene con una propuesta según la condición de IVA del proveedor; revisala contra el papel antes de guardar.

Se puede clasificar una compra YA CONFIRMADA, que es la excepción del módulo. No cambia ningún importe: el papel lo emitió el proveedor y lo único que se corrige es cómo quedó transcripto.
Una compra ANULADA no se clasifica: no se declara, así que no hay nada que poner.
Una compra con COMPROBANTE X tampoco, y ahí ni siquiera se ofrece: entró sin papel de ARCA.
Si el número no se completó (falta el punto de venta o el número), el sistema lo avisa al guardar en vez de dejar la pantalla como si estuviera completa.

LA LECTURA CON IA LO CLASIFICA SOLA, y es el único camino que puede: la letra está en el papel y vos la confirmás en la pantalla de extracción antes de crear el borrador. De esa letra sale el código, así que una compra cargada por ahí nace lista para declarar.

Qué pasa al confirmar

La mercadería entra al stock de la sucursal, con su lote si corresponde.
Se actualiza el costo de cada artículo y se recalculan sus precios de venta, manteniendo la utilidad de cada lista.
El proveedor queda declarado en el catálogo de esos artículos, con el costo al que los vendió.
Queda la deuda con él, o sale su pago si la compra era al contado.

Leer la factura con inteligencia artificial

Si el negocio lo tiene contratado, se puede subir el PDF de la factura y el sistema extrae el proveedor, los renglones y los importes. Lo que queda es un BORRADOR para revisar: la lectura nunca confirma nada sola.

Si los números no cierran contra el total del papel, el sistema NO elige a cuál creerle: muestra los dos con la diferencia y lo dice arriba de todo. Puede faltar un renglón, puede haber un descuento que no se leyó — y eso lo resuelve quien tiene la factura en la mano.

El papel escaneado queda adjunto a la compra, así que meses después se puede mirar la factura original sin ir a buscarla al archivo.

En TAGA Local: las lecturas del mes y las compradas

En la versión de escritorio la lectura viene incluida: cada licencia tiene 30 lecturas por mes, que se renuevan el 1° y no se acumulan. Arriba de la pantalla dice cuántas te quedan. Necesita internet en el momento de leer, porque la factura se lee en nuestro servidor; la compra se sigue pudiendo cargar a mano sin conexión.

Si necesitás más lecturas

Al lado del saldo apretá «Comprar más lecturas».
Elegí un paquete y apretá «Comprar». El pago de Mercado Pago se abre en tu navegador.
Cuando termines de pagar, volvé a TAGA: las lecturas aparecen solas en unos segundos.

LAS COMPRADAS NO VENCEN y se usan recién cuando se terminan las del mes, así que lo que pagaste queda para cuando de verdad lo necesites. Una lectura que falla no se descuenta.

Antes de la compra: la orden

A un proveedor se le puede emitir primero una ORDEN DE COMPRA (Compras → Órdenes de compra): un pedido imprimible que se recibe en tandas. Cada recepción registra su compra con lo que llegó de verdad y al precio que vino facturado, y lo que falta queda pendiente en la orden.