Caja actual
La caja del día: se abre a la mañana, registra todo lo que entra y sale, y se cierra contando el cajón.
Abrir la caja
Se escribe el efectivo que hay AHORA en el cajón —contado, no el que debería haber— y se aprieta "Abrir caja". Ese número es contra el que se va a comparar al cerrar, así que un número inventado al abrir se convierte en una diferencia inexplicable a la noche.
Mientras la caja está abierta
Todo lo que se cobra entra solo: las ventas del punto de venta, los cobros de cuenta corriente y las devoluciones. Lo que hay que registrar a mano son los movimientos que no salen de una venta.
- Ingreso
- Plata que entra y no es una venta: un aporte del dueño, un vuelto que se repone.
- Egreso
- Plata que sale: un pago a un proveedor en efectivo, un gasto, un retiro. El concepto es obligatorio, porque es lo único que después lo explica.
Un retiro de plata se carga como EGRESO, igual que un gasto: sale del cajón y baja el efectivo esperado del arqueo. Lo que los distingue es el concepto que se escriba.
El número del movimiento
Cada ingreso y cada egreso que cargás a mano sale con su número, del estilo MOV-001-000004: las tres cifras del medio son la sucursal y las seis últimas el correlativo. Aparece en el mensaje apenas se guarda, en la lista de movimientos, en el extracto y en el cierre Z, y es el nombre por el que se pide ese movimiento cuando hay que explicar una diferencia.
LA NUMERACIÓN ES UNA SOLA PARA LOS DOS. El ingreso y el egreso se van turnando los números: MOV-001-000004 puede ser un aporte y MOV-001-000005 un retiro. Son el mismo acto con el signo dado vuelta, y el tipo ya dice cuál es.
El comprobante del gasto
Debajo del concepto hay cuatro campos más, TODOS OPCIONALES, para dejar anotado el papel: a qué proveedor se le pagó, qué clase de comprobante es, su número y la fecha que tiene impresa. Es lo que después permite encontrar la factura del flete sin revolver el sobre, y sale impreso en el extracto de la caja.
- Proveedor
- A quién se le pagó. Se puede cargar solo, sin comprobante: "le pagué al fletero y no me dio nada" también es un dato.
- Tipo de comprobante
- Factura A, B o C, ticket, recibo u otro. Dejándolo en "Sin comprobante" no se guarda ningún papel, que es lo normal en un aporte de cambio.
- Número
- Como está impreso en el papel. Si se elige un tipo hay que cargarlo: un tipo sin número no sirve para encontrar nada. No confundirlo con el número del movimiento: éste es el del papel del proveedor y lo copiás vos, el otro lo pone el sistema y siempre empieza con MOV-. En la lista van en dos renglones: arriba del concepto el del movimiento, y abajo el proveedor con su papel.
- Fecha del comprobante
- La del papel, que puede no ser la de hoy —la factura es del martes y se paga el viernes—. No se admite una fecha futura.
Las órdenes de pago que esperan
Arriba de todo puede aparecer un aviso con las órdenes de pago que alguien autorizó y todavía nadie pagó: dice cuántas son y por cuánto, y lleva a la lista. Ahí se paga cada una, y recién en ese momento sale la plata del cajón y baja la deuda con el proveedor.
El aviso aparece sólo si tenés el permiso de entregar la plata. Si no lo tenés, esas órdenes las paga otro y la lista no te sirve de nada.
Cerrar la caja
- Botón "Cerrar caja".
- Contá el efectivo que hay en el cajón y escribilo.
- El sistema muestra lo que él dice que debería haber y la diferencia, si la hay.
- Confirmar. La caja queda cerrada y se imprime el cierre Z.
La diferencia no impide cerrar: se registra y queda. Una caja que no cierra por unos pesos es información —un vuelto mal dado, un movimiento que nadie cargó— y esconderla sería perder justo el dato que sirve.
El historial de cajas anteriores, con su arqueo y su cierre Z, está en Caja → Historial.