Órdenes de pago

Pagarle a un proveedor: se eligen sus facturas, se elige con qué se paga, y la deuda baja.

Es el espejo de Cobranzas del otro lado del mostrador: allá entra plata y baja lo que un cliente debe, acá sale plata y baja lo que se le debe a un proveedor.

La pantalla de pago termina en DOS botones, y cuál se usa es lo que decide si hace falta un cajero. «Pagar ahora» es el camino de siempre: la orden queda pagada en el acto. «Sólo autorizar el pago» la deja PENDIENTE —dice a quién y cuánto, y nada más— y la paga después quien tiene la caja, desde la solapa «Pendientes de pago».

UNA ORDEN PENDIENTE NO MUEVE NADA: no sale plata de ninguna caja, no se entrega ningún cheque y LA DEUDA CON EL PROVEEDOR NO BAJA. La factura sigue figurando en «A quién le debo» hasta que alguien la pague de verdad, que es lo correcto: todavía no se pagó.

Pagar

Elegí el proveedor de la lista de los que tienen deuda.
En la planilla de la izquierda, escribí cuánto va a cada factura.
En la de la derecha, con qué se paga: efectivo, transferencia, cheque propio, o endosando un cheque de la cartera.
Confirmá.

ACÁ NO HAY IMPUTACIÓN AUTOMÁTICA, y es una diferencia deliberada con las cobranzas. En un cobro el que trae la plata es el cliente y el sistema imputa a lo más viejo: nadie discute el orden. En un pago decidís vos, y muchas veces se paga una factura puntual —la que vence, la que estaba en discusión— y no la más vieja.

LOS DOS LADOS TIENEN QUE DAR IGUAL: lo imputado a las facturas y lo entregado en medios de pago, MENOS LO RETENIDO. Con menos, se cancelarían facturas con plata que no salió; con más, saldría plata que no cancela nada. La pantalla lo dice en vivo y no deja confirmar hasta que cierre.

Qué se le retiene

Si el negocio está designado AGENTE DE RETENCIÓN, abajo de los medios de pago aparece qué le corresponde retenerle a este proveedor. Sale del padrón cargado en su ficha (pestaña «Impuestos (proveedor)»), así que se carga UNA VEZ y de ahí en más cada pago lo propone solo, con el importe ya calculado.

LA RETENCIÓN CANCELA LA DEUDA IGUAL, pero baja lo que hay que entregarle. Al proveedor al que se le deben $121.000 se le entregan $118.000 y se le retienen $3.000: sus facturas quedan saldadas por los $121.000 completos, y esos $3.000 los deposita el negocio en su nombre. Por eso el renglón «Menos lo retenido» aparece arriba del total.

EL IMPORTE NO SE TIPEA, y es a propósito: el certificado que se le entrega dice la base, la alícuota y el retenido, y el tercero tiene que ser el producto de los dos primeros. Si un número está mal, lo que se corrige es el padrón en la ficha del proveedor — y queda bien para todos los pagos siguientes, no sólo para éste. Lo que sí se elige es QUÉ regímenes se aplican: destildá el que no corresponda.

LA BASE ES EL NETO DE LO QUE SE PAGA, no el total: ni el IVA ni las percepciones de la factura entran, porque el proveedor las cobra por cuenta del fisco y no son ingreso suyo. Pagando media factura, se retiene sobre la mitad del neto.

MUCHOS REGÍMENES TIENEN MÍNIMO NO IMPONIBLE, Y SE CUENTA ACUMULADO POR PROVEEDOR EN EL PERÍODO. El primer pago del mes puede no llegar al mínimo y no retener nada; el segundo cruza el umbral y retiene SÓLO SOBRE EL EXCEDENTE. Cuando no se retiene, la pantalla dice por qué y cuánto falta — no es que el sistema se haya olvidado.

Cada retención emite su CERTIFICADO con número propio, y se baja en PDF desde la ficha de la orden de pago: es el papel que se le entrega al proveedor para que lo compute como pago a cuenta. Si la orden se anula, el certificado sale con el sello de ANULADO.

Con qué se paga

Efectivo: Sale del cajón, así que necesita la caja abierta y que haya suficiente.
Transferencia: Sale del banco. NO necesita caja abierta: no toca el efectivo. Si tenés cuentas cargadas te pregunta DE CUÁL sale, y el egreso queda registrado en ella; anular la orden lo devuelve.
Cheque propio: Uno de la chequera. Nace EMITIDO y pasa a ENTREGADO.
Cheque endosado: Uno que un cliente entregó y está en la cartera. Se elige de la lista de los que están EN_CARTERA y se endosa ENTERO: por una parte no se puede.

PAGAR DE MÁS NO SE PERMITE, al revés que recibir de más en una orden de compra. Allá la mercadería ya está en el depósito y el hecho ya pasó; acá el hecho es éste, y un pendiente negativo se restaría de otra factura y taparía una deuda real.

Pagar una orden que ya estaba autorizada

En la solapa «Pendientes de pago» están las que esperan. Se abre una y se aprieta «Pagar»: ahí se carga con qué sale la plata, igual que en la otra pantalla. El aviso de la pantalla de Caja dice cuántas hay esperando, para no tener que ir a buscarlas.

LO QUE SE PAGA NO SE CAMBIA AHÍ. A qué facturas va y por cuánto lo decidió quien autorizó la orden; lo único que se carga es con qué sale la plata. Si está mal, se RECHAZA y se hace otra.

Y se vuelve a verificar contra lo que de verdad está pendiente: entre el momento en que se autorizó y el momento en que se paga, esa factura pudo haberse pagado desde otra pantalla. Si pasó, el pago se planta y lo dice.

Rechazar y anular no son lo mismo

Rechazar: Es para una orden PENDIENTE: nunca se pagó, así que no hay nada que deshacer. Queda registrada con su motivo y no se toca ninguna caja.
Anular: Es para una orden PAGADA: la plata vuelve al cajón, la deuda vuelve a las facturas y los cheques vuelven a la cartera.

El sistema no deja confundirlas: anular una pendiente manda a rechazarla, y rechazar una pagada manda a anularla. Es lo que permite que el historial conteste, seis meses después, si esa plata se movió alguna vez.

Anular

Anular devuelve la deuda a las facturas que había pagado, el efectivo al cajón y el cheque al estado del que salió: el propio vuelve a EMITIDO y el de terceros a EN_CARTERA. Un cheque devuelto por error vuelve a estar disponible para usar.

SI EL CHEQUE YA SE DEBITÓ O REBOTÓ, la orden no se anula: el papel ya siguió su camino y devolverlo sería una anotación falsa. El sistema lo dice antes de tocar nada.

SI UN CHEQUE ENDOSADO REBOTA, se reabren LAS DOS deudas: la del cliente que lo entregó y la nuestra con el proveedor, porque esa orden dejó de cancelar lo que cancelaba. La orden de pago NO se anula: el pago se hizo, lo que salió mal es el papel.

Los dos permisos

Órdenes de pago: AUTORIZA el pago: elegir a quién y cuánto.
Pagar órdenes: ENTREGA la plata: saca del cajón y entrega los cheques.

Los dos arrancan APAGADOS para todos los roles, ADMIN incluido: esto saca plata del cajón. Quien tiene los dos paga en un solo paso, que es lo que hacía el sistema antes de que existiera este eslabón. El eslabón aparece cuando se le saca «Pagar órdenes» a quien autoriza: de ahí en adelante, lo que él carga lo tiene que pagar otro.