Importar ventas

Traer los comprobantes ya emitidos en otro sistema, con su detalle de artículos y la deuda que quedó en la cuenta corriente.

El primer paso del importador de ventas, con sus avisos. — Antes de subir nada, la pantalla dice qué hace y qué NO hace esta importación.

Está en Configuración → Empresa → Importar datos. Es lo último que se hace al migrar: cada renglón se cuelga de un artículo y cada comprobante de un cliente, así que primero van el catálogo y el padrón.

El archivo puede ser CSV o Excel (.xlsx). Si el Excel tiene varias hojas, el sistema te las muestra con su primera fila y elegís cuál importar.

SON COMPROBANTES QUE YA SUCEDIERON, así que la importación NO descuenta stock —la mercadería ya salió y el conteo de hoy ya la tiene descontada—, NO mete plata en la caja de hoy —esa plata se cobró en el otro sistema— y NO pide CAE a ARCA. Lo que sí traen es la DEUDA.

VAN A APARECER EN EL LIBRO IVA DE SU PERÍODO. El libro se arma leyendo las ventas por fecha, así que un comprobante de marzo sale en el libro de marzo: no hay forma de dejarlo afuera sin dejarlo afuera del sistema. Si ese período ya lo declaraste con el sistema viejo, no lo vuelvas a declarar desde TAGA.

Cómo tiene que venir el archivo

UNA FILA POR RENGLÓN. Las columnas del comprobante —número, fecha, cliente— se repiten en cada una de sus filas, que es como exporta cualquier sistema de facturación. Lo que agrupa los renglones es el trío punto de venta + tipo + número, así que no hace falta que las filas de un mismo comprobante estén pegadas.

Número de comprobante: OBLIGATORIA. Es la que agrupa los renglones.
Fecha: OBLIGATORIA. dd/mm/aaaa, aaaa-mm-dd o el mes en letras (07-feb-13), que es como lo exporta el Excel.
CUIT / DNI del cliente: OBLIGATORIA. El cliente ya tiene que estar cargado.
Tipo de comprobante: La letra (A, B, C) o el nombre completo.
Punto de venta: El número. Se busca entre los puntos de venta activos.
Código del artículo: OBLIGATORIA. Código de fábrica, código interno o de barras.
Cantidad: OBLIGATORIA. Mayor que cero.
Precio unitario: OBLIGATORIA. CON IVA, que es como los guarda el sistema.
Alícuota de IVA: Si el archivo no la trae, se usa la del artículo.
Descuento del renglón (%): Entre 0 y 100.
Saldo impago: Lo que el cliente TODAVÍA debe de ese comprobante.
Total del comprobante: Sólo para contrastar. Ver más abajo.
Fecha de vencimiento: De cuándo se cuenta la mora.
Condición de pago: Contado, cuenta corriente 30 días…
Vendedor: El nombre de un usuario marcado como vendedor.
Observación: Lo que quieras que quede escrito en el comprobante.

La deuda

Si mapeás la columna de SALDO IMPAGO, manda ella comprobante por comprobante: es lo que permite traer una factura cobrada a medias. Si no la mapeás, en el paso 2 elegís si todas quedan pagadas o todas impagas.

Lo que quede impago aparece en la cuenta corriente del cliente y se cobra desde Caja → Cobranzas como cualquier otra factura.
Lo PAGADO no deja ninguna fila: esa plata entró en la caja del otro sistema, y meterla acá la haría aparecer en un arqueo de hoy.
Un saldo mayor que el total se acota al total; uno negativo se toma como cero.

La numeración: lo que hay que mirar antes de confirmar

DEL CONTADOR DE NUMERACIÓN SALE EL NÚMERO DE LA PRÓXIMA FACTURA QUE EMITA TAGA. Si importás los comprobantes 1 al 5000 del sistema viejo y el contador sigue en cero, la primera factura que hagas va a repetir un número que ya entregaste impreso.

Por eso la vista previa trae, por cada punto de venta y tipo de comprobante: qué rango trae el archivo, cuál es el número más alto ya emitido, en cuánto está hoy el contador y en cuánto quedaría. Con eso a la vista se elige qué hacer.

Seguir numerando desde el último importado: Lo normal al migrar: el sistema sigue desde donde quedó el viejo.
Dejar el contador como está: Para cuando ya lo configuraste a mano. La vista previa avisa en rojo si esto te va a dejar repitiendo números.

EL CONTADOR NUNCA BAJA. Importar una tanda de números más viejos que los ya emitidos no lo mueve hacia atrás: bajarlo repetiría comprobantes que el sistema ya entregó.

UN NÚMERO QUE YA EXISTE EN ESE PUNTO DE VENTA NO SE IMPORTA. No se pisa ni se renumera: ese comprobante queda con error y la vista previa cuenta cuántos son. Dos comprobantes distintos con el mismo número es lo peor que puede quedar en una facturación.

Un comprobante entra ENTERO o no entra

Si un solo renglón falla —el artículo no existe, la cantidad no es un número— el comprobante completo queda afuera, y el mensaje dice qué le falta. Una factura a la que le falta uno de sus tres renglones no es esa factura: su total no cierra, el Libro IVA no cuadra y el cliente debe un importe que no coincide con el papel que tiene.

El artículo se busca por código de fábrica, código interno o código de barras. Si no está, importá primero el catálogo.
El cliente se busca por su documento, con el mismo criterio que el padrón: el CUIT 20-12345678-9 y el DNI 12345678 son la misma persona. Si no está, importá primero el padrón.
SI EL ARCHIVO TRAE EL TOTAL, se compara contra la suma de los renglones. Una diferencia de más de un peso deja el comprobante con error y muestra los dos números: casi siempre es una columna mal mapeada. Los centavos del redondeo del otro sistema no molestan.

Si salió mal

TODA IMPORTACIÓN SE PUEDE REVERTIR desde el historial: los comprobantes se borran con su detalle y con la deuda que dejaron en la cuenta corriente.
EL COMPROBANTE QUE YA SE USÓ NO SE BORRA. Si le imputaron un cobro, le hicieron una nota de crédito o entró en un reparto, se queda: borrarlo dejaría esos documentos sin dueño. La reversión dice cuántos fueron.
LA NUMERACIÓN NO SE BAJA AL REVERTIR. Entre la importación y la reversión el sistema pudo haber emitido comprobantes de verdad, y bajar el contador los repetiría.

Si el archivo viene con los acentos rotos —"fÃ¡cil" en vez de "fácil"— el sistema lo detecta y lo repara solo.